大量の仕事をこなしたいのならスピードではなく「リズム」を重視する

From:shade

はい、どうもーshadeです!

今回も前回に続いて「仕事」をテーマに色々紹介していきたいと思います。

前回の記事はこちら

仕事を好きになれないのは、仕事に没頭したことがないから

2018.06.08

今回は、主に仕事に関する6つの疑問を取り上げて解決に向けて行ければと思います。

仕事に関することで「これはちょっとムダだなぁ」「もっとこうするべきだよなぁ」

って思ったことをお伝えできればと思います。

また、僕の意見も付け加えて話しているので、

僕の価値観とかも、なんとなーくでいいので、ゆる〜い感じ見てもらえたらと思います(笑)

アジェンダ(議題)

  1. 大量に仕事をこなすにはどうすればいいのか?
  2. 本当に忙しい人はメールの返信を返すのが速いのか?遅いのか?
  3. 平気で電話をかけてくる人とは絶対に仕事をしてはいけない理由とは?
  4. 「5分で終わる仕事」をすぐに片づけるべき理由とは?
  5. 会議でわざわざ人が集まるのがムダな理由とは?
  6. あなたが忙しいのは仕事が多いからではない?じゃあ、本当の原因は何か?

 

大量の仕事をこなすには、スピードではなく「リズム」を重視する

よく、大量の仕事をこなしている人を見て、

「あの人はおそらく超人的なスピードで仕事を処理しているに違いない」

と思っている人もいますが、少し勘違いしています。

 

たしかに、1分1びゅを惜しんで仕事をしているかもしれませんが、

大量の仕事をこなすコツは、実はスピードではなく「リズム」です。

 

リズムを重視すると仕事が変わります。

 

例えば、メールやLINEには小気味よく即返信し、短文で、可能であれば一言で済ませる。

 

「お世話になっております」なんて挨拶はまったくのムダです。

仕事に集中せず成果を上げていない人ほど、こういうどうでもいいことにこだわったりしています。

 

他にも、やたらと重いパワーポイントのデータや、

大量のデータをわざわざPDFにして添付してくる人も同じです。

メールに貼り付ければすぐ見られるのに、そういう人に限って送った後に確認の電話まで入れてきます。

そして問い返すと、何を言っているのかよくわからない始末です。

 

こういう人は他の人のリズムを乱している自覚すらないので、間違いなく仕事ができません。

仕事に集中している人からすれば、スムーズなリズムをいきなり乱してくるノイズのような存在です。

 

もし、あなたが「自分は仕事が遅い」と感じているのなら、

スピードを上げようと頑張るんじゃなくて、まず「リズム」を見直してほしいと思います。

 

  • かかってくる電話に真面目に出ていませんか?
  • メールやSNSで無意味な挨拶や長文を打っていませんか?

 

仕事はスピードを刻むリズムのようにこなしていくことで、どんどん速くできるようになります。

 

本当に忙しい人ほど、メールやLINEの返信が速い

「え?マジで!?」って思いましたか?

よく、毎日のメール処理だけで午前中を過ごし、

「忙しい、忙しい」と言っている人がいますが、

はっきり言って、その人はかなり暇です。

 

一方、僕の経験上、仕事がデキる人の大半はメールやLINEの返信が速いです。

それは一体、なぜでしょうか?

 

それは、未処理の案件を絶対に手元に残さないように、

日々の作業に対して「優先順位」をつけて処理しているからです。

 

この優先順位を考えるワンステップが重要で、

どうでもいいメールに返信しているから時間がすぐに奪われてしまうんです。

 

本当に忙しい人はメールの処理の前の「仕分け」が的確で、頭が完全に整理されています。

そして、いったん優先順位をつけたら、次は熟考などして立ち止まることなく、

案件を一気に片づけていきます。

 

仕事のスピードを上げたいと思っている人は、まずメール処理のやり方から変えてみてはどうでしょう?

何はともあれ、優先順位をつけるクセをつけることで改善されるはずです。

慣れてきたら、その方法を他の仕事にも当てはめていけば良いと思います。

 

平気で電話をかけてくる人とは、絶対に仕事をするな

僕は基本的に「電話には出ない」と決めています。

相手がどれだけ偉い人だろうが関係ありません。

それはなぜか?

 

それは電話が人の時間を奪うものであり、「命」を奪うに等しい行為だからです。

 

それぞれに与えられた時間は「命」そのもの

 

僕は、電話が鳴ると集中力が一気に奪われ、ワンコールで仕事のリズムが乱れてしまいます。

大体、ちょっとした連絡やスケジュール確認はメールやLINEなどの非同期返信でできるし、

仕事のすべてをこれらのツールでこなすことだってできます。

 

せっかく非同期通信が登場して隙間時間を有効活用できるようになったのに、

いまだに前時代のツールで人の邪魔をしてくる人とは、僕は絶対に仕事をしたくありません。

 

あなたも自分の時間の有限性を意識して、

電話や対面で「報・連・相」を求めてくる上司がいても、しつこくLINEで返信すべきです。

もしくは、そんな上司は相手にしない。

これだけは徹底すべきです。

 

僕は辞表を出すときですらメールでいいと思っているくらいです(笑)

なぜなら、どうせ会社を辞める人に、社長が貴重な時間を与えることなんて意味がないと思っているからです。

なので、さっさと辞めてしまえばいいんです。

 

こういうことを言うと、

「電話のほうが話が早い」と言う人もいますが、まったく認識がおかしいです。

 

誰もが自分の都合の良い時間に情報にアクセスできるほうがよほど効率的だし、

電話をしないようにするだけで、仕事の色々な部分が変わっていくでしょう。

 

さて、確認してみましょう。

今日の着信履歴に残っている人物、それがあなたの時間と命を奪った「加害者」です。

そして、発信履歴に残っている人こそが、あなたの被害にあった人たちです。

 

「5分で終わる仕事」はスピーディーに片づける

仕事はスピードよりもリズムが大事とはいえ、

5分で終わるような作業はスピーディーに処理していくことが大切です。

 

例えば、メールの返信なんかは、内容を見て判断するのにおそらく30秒くらいでしょう。

そこからメッセージを打ち込んで返信しても5分もかかりません。

こんな作業はどんどん片づけていきましょう。

 

優先順位を考えることは大切ですが、

5分で終わるような仕事にまで優先順位をつけるのは、ただ時間のムダです。

むしろ、たまっているものはどんどん片づけていくほうが頭もスッキリするし、

圧倒的に効率が良いです。

 

僕は毎日膨大な量のメールを確認したり、SNSのやりとりをしていますが、

丸1日返事を返さないことはほとんどありません。

大体は、その場ですぐ判断し、即返信します。

 

判断を先送りせず、「今できることは今やる」と決めています。

これが仕事を溜め込まず、忙しさに押しつぶされないシンプルなコツです。

 

会議って「スマホ」でよくね?

僕は、会議などの人が集まることに関しては基本的にスマホで良いんじゃないかな?って思っています。

主に、SkypeとかLINEのグループトークを使って会議すれば、

実際にメンバー同士で顔をつき合せなくてもまったく不都合を感じなくて済みますしね。

 

そもそも、それぞれが忙しい人たちが一堂に集結すること自体大変なことで、

会議を設定する段階から時間のムダだと思っています。

その分、事業のスピード感も落ちるので、デメリットがかなり多いです。

 

勘違いしている人も多いと思いますが、

会議で大切なのは、実際に会って話すことではなく、「発言した内容を共有する」ことです。

 

この部分さえ保証できるなら、会議はスマホで行ったほうが効率的です。

中には、「実際に会うことで伝わるものがある」と言う人もいますが、

そういう感情論に流される人に限ってビジネスで正しい判断ができないことが多いです。

 

むしろ会議はスマホで行うほうが、余計な感情論や情報が入ることなく、

会議の目的を見失うことがなくて済みます。

 

あなたが忙しいのは仕事が多いからではなく、スマホをフル活用していないから

  • メールやSNSで済むのに電話をする。
  • スマホでできるのにパソコンを開く。
  • データでいいのに紙で渡す。
  • 仕事はどこでもできるのに時間をかけて会社へ行く・・・。

 

せっかくテクノロジーが進化しても、世の中はムダなことにしがみつく人で溢れている。

 

だけど、いくつものプロジェクトを同時進行して成果を上げていきたいのなら、

このような意識や行動を根本的に変える必要があります。

 

僕はスマホを有効活用して仕事に取り入れて使っています。

 

フリック入力で打つのもパソコンと同じくらい速いし、

メールやLINEを使い分けてリズムよくコミュニケーションを交わしています。

どうしても顔を合わせる必要がある場合のみ、Skypeを使っています。

 

もちろん、スマホで本も映画も音楽も楽しむので、

パソコンは仕事をする時、もしくはYouTubeなどの動画を大画面で観るためにしか使っていません。

 

はっきり言いたいと思います。

あなたが「忙しい」と思っているのは仕事が多いからではありません。

ただ効率が悪いだけです。

 

あなたの中に、「スマホだけでは仕事ができない」という思い込みはありませんか?

 

今後ロボット化(AIなどの技術発達)が進めば、さらに人間の労働時間は減っていきます。

つまり、ムダなことをしている人間から早々に淘汰されていくということです。

 

すべての仕事はスマホでできます。

無意味な時間をなくし「今、この瞬間」に集中すれば、あなたの生産性は驚くほど上がります。

 

最後に

これから「後悔しない生き方」究極の人生論的なことをどんどん話していきたいと思います。

世の中に溢れかえっている間違った”常識”を捨ててしまえば、

誰でも”後悔しない人生”を送ることができると僕は信じています。

 

”常識”に縛られず自由に生きよう!

 

では、今回はこの辺で。

ありがとうございました!

 

shade

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2 件のコメント

  • Shadeさん、こんにちは。
    大量の仕事をこなすにはスピードが大事だと思っていましたがリズムの方が大事なのですね。ブログを読ませて貰うとそうだなと感じます。会議はスマホで良いと自分も思います。自宅や出先に居ながらにして場所に関係なく通信できるから場所を決めて直接人と会うよりは効率は良いと思います。今回も情報公開有難うございます。

    • こんばんは、しゃんしゃんさん。
      コメントして頂きありがとうございます!
      大量の仕事をこなすには、スピードというよりかはリズムですね。
      もっと言うなら、いかに早いかではなく、いかにスムーズに物事を処理しているかです。
      仕事が早い人って、ただ早いんじゃなくてスピードをリズムで刻んでいるって感じですね(言葉ではちょっと伝わりにくいかもしれませんがw)

      あと、会議に関してはスマホで十分ですよね(笑)
      顔を合わせて会議しなきゃいけない時はSkypeを使えばいいし、
      それ以外の時はLINEのグループチャットとか、通話とかで良いと思います。
      こうすることで時間を無駄にすることがないので。

      まぁ、こういう事言うと「実際に会って話したほうが伝わる」って言う人が出てくるんですが、
      それって会議に関しては特に大切なことじゃないんですよね。
      会議で大切なのは、実際に会って話すことではなく、「発言した内容を共有する」ことなんです。

      しかも、会議をスマホで行うメリットはそれだけではなく、
      スマホで行ったほうが余計な感情とか情報が入らなくて済むので、会議の目的を失わなくて済みます。
      あくまで効率的かつ効果的な手段としてですが、僕は会議するならスマホで問題ないと思います。

      From:shade

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